My Arkevia est un coffre-fort numérique dédié aux documents RH, principalement utilisé pour recevoir et conserver les fiches de paie dématérialisées. Le service repose sur un mécanisme simple : l’employeur dépose le bulletin de salaire dans l’espace sécurisé du salarié, qui peut ensuite le consulter, le télécharger ou le partager depuis son compte personnel sur myarkevia.com.
Obligation de conservation des fiches de paie dématérialisées : ce que prévoit la loi
La dématérialisation du bulletin de paie ne se limite pas à remplacer le papier par un PDF. Elle engage l’employeur sur une durée de conservation précise, encadrée par le Code du travail.
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Lorsqu’un bulletin est remis sous format dématérialisé, l’employeur doit garantir au salarié un accès pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans, selon la formule la plus avantageuse. Cette obligation s’applique même après la fin du contrat de travail, ce qui signifie qu’un ancien salarié conserve son droit d’accès au coffre-fort numérique bien après son départ de l’entreprise.
Ce point conditionne le choix du prestataire. Un coffre-fort numérique comme My Arkevia doit être en mesure de maintenir l’accès aux documents sur plusieurs décennies, indépendamment de la relation contractuelle entre l’employeur et la plateforme. C’est un critère de sélection souvent sous-estimé par les PME qui comparent les offres uniquement sur le prix mensuel.
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Norme NF Z42-020 et valeur probante des bulletins archivés sur Arkevia
Un fichier PDF stocké sur un serveur n’a pas automatiquement de valeur juridique. Pour qu’un bulletin de paie dématérialisé soit opposable en cas de litige (prud’hommes, contrôle URSSAF, dossier retraite), il doit respecter des exigences techniques d’intégrité et de traçabilité.
La norme NF Z42-020 encadre précisément les conditions d’un archivage à valeur probante. Elle définit les mécanismes de scellement, d’horodatage et de vérification d’intégrité qui garantissent qu’un document n’a pas été modifié après son dépôt. Un coffre-fort numérique conforme à cette norme produit des fichiers recevables comme preuve.
Pour le salarié, la différence est concrète. Un bulletin de paie archivé dans un espace conforme à la NF Z42-020 peut servir de justificatif officiel auprès d’une banque, d’un bailleur ou de la Caisse nationale d’assurance vieillesse. Un simple PDF téléchargé depuis une boîte mail ne bénéficie pas de cette présomption d’intégrité.
Conformité RGPD et chiffrement des données personnelles
Les bulletins de paie contiennent des données sensibles : rémunération, numéro de sécurité sociale, situation familiale. Le coffre-fort numérique My Arkevia repose sur un chiffrement des données qui restreint l’accès au seul titulaire du compte. L’employeur dépose le document, mais ne peut pas consulter l’espace personnel du salarié une fois le dépôt effectué.
Cette séparation des droits d’accès répond aux exigences du RGPD en matière de minimisation et de confidentialité. Le salarié reste le seul à décider qui peut consulter ses documents.
Fonctionnement concret de l’espace salarié sur myarkevia.com
La connexion au compte se fait depuis le portail myarkevia.com avec un identifiant (généralement l’adresse email professionnelle ou personnelle) et un mot de passe défini lors de la première activation. L’espace personnel se structure autour de dossiers thématiques où les bulletins de paie sont classés automatiquement par date.
Le salarié peut y déposer ses propres documents personnels en complément des fiches de paie transmises par l’employeur. Contrats, attestations, relevés : l’espace sert aussi de coffre-fort numérique personnel au-delà du périmètre RH strict.
- Les bulletins de paie arrivent classés par mois et par année, sans manipulation nécessaire de la part du salarié
- Le téléchargement est possible à tout moment, y compris plusieurs années après le départ de l’entreprise
- L’ajout de documents personnels permet de centraliser l’ensemble de ses justificatifs administratifs dans un espace unique et sécurisé
Récupération d’accès en cas de perte d’identifiants
La procédure de récupération passe par l’adresse email associée au compte lors de la création. Un lien de réinitialisation permet de redéfinir le mot de passe. Si l’email d’inscription n’est plus accessible (changement d’adresse après un départ de l’entreprise, par exemple), la plateforme prévoit un parcours de vérification d’identité pour rétablir l’accès.
Arkevia côté employeur : archivage automatisé et conformité
Pour l’entreprise, l’intérêt de My Arkevia tient à l’automatisation du dépôt. Le logiciel de paie génère les bulletins, qui sont ensuite transmis directement dans les coffres-forts individuels des salariés. Le processus supprime l’impression, la mise sous pli et l’envoi postal.
Cette automatisation réduit aussi le risque d’erreur de distribution. Chaque bulletin arrive dans le bon espace, associé au bon salarié, avec un horodatage qui fait office de preuve de remise.
- L’intégration avec les principaux logiciels de paie du marché permet un dépôt sans ressaisie
- L’employeur dispose d’un tableau de suivi confirmant la remise effective de chaque bulletin
- La gestion des arrivées et départs se fait par activation ou désactivation des espaces individuels, sans suppression des documents déjà déposés
Limites à connaître avant de choisir My Arkevia comme coffre-fort numérique
La plateforme remplit son rôle pour la conservation des fiches de paie, mais présente des limites en dehors de ce périmètre. L’interface reste centrée sur l’archivage documentaire et ne propose pas de fonctionnalités RH étendues (gestion des congés, signature électronique, portail collaborateur complet).
Arkevia ne remplace pas un SIRH. Pour une entreprise qui cherche un outil global de gestion des ressources humaines, la plateforme devra coexister avec d’autres solutions. L’évaluation doit porter sur la compatibilité avec le logiciel de paie utilisé et sur les garanties de pérennité du prestataire, compte tenu de l’obligation de conservation sur plusieurs décennies.
Le choix d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie engage l’entreprise sur le très long terme. Vérifier la conformité à la norme NF Z42-020, les conditions de portabilité des données en cas de changement de prestataire et la politique tarifaire sur la durée reste la démarche la plus fiable avant de signer.
