Pour contacter MyPeopleDoc, le canal à retenir est le formulaire du support en ligne d’UKG, l’éditeur du coffre-fort. Les conditions d’utilisation ne mentionnent aucun numéro de téléphone pour les salariés. Beaucoup de demandes relèvent d’ailleurs de l’employeur, qui dépose les documents et envoie l’invitation, et non du support.
Les canaux officiels pour joindre le support MyPeopleDoc
Le support d’UKG se joint depuis le centre d’aide hrsd-peopledoc.ukg.com. Les conditions d’utilisation de MyPeopleDoc précisent qu’il répond les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 9h30 à 18h30 (heure d’Europe centrale).
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Ces mêmes conditions ne donnent aucun numéro de téléphone pour les salariés. Les numéros qui circulent sur des annuaires ou des sites d’avis ne sont pas des canaux officiels : ne leur confiez ni identifiant ni pièce justificative.
Avant d’écrire, tentez l’autodépannage si le problème est une impossibilité de se connecter. Notre article sur les solutions aux problèmes de connexion règle une bonne partie des cas sans échange avec le support.
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Le formulaire du centre d’aide ouvre une demande rattachée à votre adresse e-mail. Le délai de réponse n’est pas garanti par les conditions d’utilisation : comptez des jours ouvrables, et ne multipliez pas les messages, car chaque nouvelle demande peut repartir de zéro dans la file du support.
Quand votre service RH est le bon interlocuteur
L’employeur est le client d’UKG, le salarié ne l’est pas. C’est lui qui propose MyPeopleDoc comme avantage facultatif, qui envoie les invitations et qui répond de la bonne distribution des documents RH.
Le service RH est donc à contacter dans les cas suivants :
- l’invitation d’activation n’est jamais arrivée, ou elle est partie vers une ancienne adresse e-mail professionnelle ;
- un bulletin de paie manque, ou il porte sur le mauvais mois ou le mauvais salarié ;
- vous souhaitez changer l’adresse e-mail rattachée au compte, ou revenir à un envoi papier.
Le support d’UKG ne peut pas déposer un document à la place de l’employeur. Lui écrire pour un bulletin absent retarde la réponse.
Gardez une trace écrite de votre demande au service RH, par e-mail de préférence. Si le document est bien déposé mais reste invisible dans votre compte, le support d’UKG redevient alors le bon interlocuteur, avec cet échange à l’appui.
Les informations à préparer avant d’écrire au support
Un message complet évite plusieurs allers-retours. Indiquez l’adresse e-mail du compte, le nom de votre employeur, le navigateur ou l’application utilisée, la date du problème et une capture d’écran du message d’erreur.
N’envoyez jamais votre mot de passe, ni un bulletin de paie complet. Le support n’en a pas besoin pour diagnostiquer un incident de compte.
Décrivez enfin ce que vous avez déjà essayé : réinitialisation du mot de passe, autre navigateur, autre appareil. Une demande qui liste ces essais évite au support de vous les redemander, et le traitement avance plus vite.
Si vous travaillez depuis un poste personnel ou un réseau d’entreprise filtré, précisez-le. Notre guide sur l’accès aux documents RH à distance explique pourquoi ce détail change le diagnostic.
Exercer vos droits sur vos données personnelles
Pour l’accès, la rectification ou la suppression de vos données, les conditions d’utilisation réservent une adresse aux demandes de protection des données : [email protected]. Elle ne traite que ce type de demande, pas les incidents de connexion.
Deux responsables coexistent. UKG gère le coffre-fort, tandis que l’employeur agit en responsable de traitement indépendant pour ses finalités RH et répond lui-même aux demandes qui concernent les documents qu’il a déposés. Adressez donc votre demande au bon destinataire selon la donnée visée.
Précisez dans votre message votre identité, votre employeur et le droit exercé (accès, rectification ou suppression). Une demande claire facilite la réponse, et vous pouvez conserver l’e-mail d’envoi comme preuve de la date de votre demande.
Sans réponse dans le délai légal, vous pouvez saisir la CNIL par sa procédure de plainte en ligne.
Après un départ de l’entreprise, qui contacter ?
La fin du contrat ne supprime pas le compte. Vous ne recevez plus de documents de cet employeur, mais vous gardez l’accès à MyPeopleDoc et pouvez conserver le compte indéfiniment pour vos fichiers personnels.
Les bulletins de paie sont conservés au moins 50 ans d’après les conditions applicables en France. Téléchargez malgré tout vos bulletins avant de fermer ou d’abandonner le compte.
Pour une question sur un document passé, le service RH de l’ancien employeur reste l’interlocuteur. Pour comparer avec d’autres durées, voyez la conservation des bulletins dans un coffre-fort numérique chez un autre éditeur.
Entreprise ou service RH : contacter UKG pour le volet commercial
Une entreprise qui souhaite une démonstration ou un devis passe par le site officiel d’UKG, pas par le support salarié. Côté client, le support est réservé aux administrateurs du service, c’est-à-dire aux équipes RH désignées par l’employeur.
Un salarié qui voudrait voir MyPeopleDoc déployé dans son entreprise en parle à son service RH, seul à pouvoir souscrire l’offre.
