L’extrait Kbis et l’attestation Urssaf sont deux documents distincts, souvent confondus dans les démarches de conformité. Le premier prouve l’existence juridique d’une société commerciale. Le second atteste la régularité de ses cotisations sociales. Comprendre lequel utiliser, et dans quel contexte, évite des blocages lors d’un appel d’offres, d’une ouverture de compte bancaire ou d’un référencement fournisseur.
Extrait Kbis et attestation de vigilance Urssaf : ce que chaque document prouve
La confusion entre ces deux pièces génère des erreurs documentaires fréquentes. Leur périmètre ne se recoupe pas.
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| Critère | Extrait Kbis | Attestation de vigilance Urssaf |
|---|---|---|
| Émetteur | Greffe du tribunal de commerce (via Infogreffe ou MonIdenum) | Urssaf |
| Ce qu’il prouve | Existence juridique et immatriculation au RCS | Régularité des cotisations sociales |
| Informations clés | Dénomination, SIREN, adresse, activité, dirigeants, procédures collectives | Nombre de salariés déclarés, date de la dernière déclaration, montant des cotisations acquittées |
| Durée de validité usuelle | Moins de 3 mois (convention courante) | Moins de 6 mois |
| Coût | Gratuit via MonIdenum pour le dirigeant, payant via Infogreffe pour les tiers | Gratuit sur le compte Urssaf de l’entreprise |
| Qui peut le demander | Toute personne (document public) | L’entreprise elle-même ou un donneur d’ordre via le code de sécurité |
Le Kbis identifie la société. L’attestation Urssaf prouve qu’elle paie ses cotisations sociales. Un donneur d’ordre a besoin des deux pour vérifier la conformité globale d’un sous-traitant.
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Obligation de vigilance en sous-traitance : pourquoi le Kbis seul ne suffit pas
Les articles D8222-5 et R8222-1 du Code du travail imposent au donneur d’ordre une vérification documentaire pour tout contrat de sous-traitance dépassant 5 000 euros HT. Cette vérification ne se limite pas à l’immatriculation.
Le Kbis confirme que la société existe et qu’elle n’est pas en liquidation judiciaire. En revanche, il ne dit rien sur le paiement des cotisations sociales ni sur la situation fiscale. Pour les marchés publics comme pour les contrats privés soumis au devoir de vigilance, trois pièces complémentaires sont attendues :
- L’extrait Kbis de moins de 3 mois, qui atteste l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés
- L’attestation de vigilance Urssaf, qui certifie la régularité des déclarations et du paiement des cotisations sociales
- L’attestation de régularité fiscale délivrée par la Direction générale des finances publiques, qui couvre les obligations en matière de TVA et d’impôt sur les sociétés
La logique de contrôle s’est durcie ces dernières années. Le renouvellement des vérifications est exigé tous les 6 mois pendant toute la durée du contrat, pas uniquement au moment de la signature. Un dossier incomplet ou périmé expose le donneur d’ordre à une solidarité financière sur les cotisations impayées par le sous-traitant.
Entreprise individuelle et auto-entrepreneur : quel document remplace le Kbis ?
Le terme « Kbis » désigne exclusivement le document délivré aux personnes morales immatriculées au RCS (SARL, SAS, SA, etc.). Pour une entreprise individuelle, le document équivalent est l’extrait K. Pour un micro-entrepreneur exerçant une activité commerciale, c’est aussi un extrait K.
Depuis le 1er janvier 2023, le registre national des entreprises (RNE) géré par l’INPI a remplacé les anciens répertoires sectoriels. Le justificatif d’immatriculation au RNE constitue désormais la preuve officielle d’existence pour toute entreprise, quel que soit son statut. Ce document est gratuit et téléchargeable en ligne.
Pour un auto-entrepreneur qui doit prouver sa régularité sociale auprès d’un client, l’attestation de vigilance Urssaf reste le document de référence. Elle est accessible depuis l’espace personnel sur le site de l’Urssaf, à condition que toutes les déclarations de chiffre d’affaires soient à jour.
Cas particulier du secteur BTP
Dans le bâtiment et les travaux publics, les exigences documentaires sont renforcées. Un sous-traitant BTP doit fournir, en plus du Kbis et de l’attestation Urssaf, une attestation de la caisse des congés payés du BTP. L’absence d’un seul de ces documents peut entraîner la suspension du contrat de sous-traitance.
Démarche concrète pour obtenir l’attestation de vigilance Urssaf
L’attestation se génère directement depuis le compte Urssaf de l’entreprise, sans délai ni frais. La procédure suppose deux conditions préalables : que l’ensemble des déclarations sociales aient été transmises dans les délais, et que les cotisations dues soient acquittées (ou couvertes par un plan d’apport).
Une fois téléchargée, l’attestation comporte un code de sécurité. Ce code permet au donneur d’ordre de vérifier l’authenticité du document directement sur le site de l’Urssaf, sans passer par l’entreprise contrôlée. C’est un mécanisme anti-fraude souvent ignoré : un donneur d’ordre diligent vérifie le code, pas seulement le PDF reçu.
Si l’entreprise a des cotisations impayées, l’attestation ne sera pas délivrée. La régularisation passe par le paiement intégral ou la mise en place d’un échéancier validé par l’Urssaf. Tant que la dette n’est pas soldée ou couverte par un plan, aucun document de conformité sociale n’est émis.
Simplification administrative : quand le Kbis n’est plus exigible
Une évolution réglementaire souvent méconnue réduit progressivement le périmètre d’utilisation du Kbis. L’administration ne peut plus exiger un extrait Kbis lorsque l’information est déjà vérifiable dans des registres dématérialisés accessibles aux agents publics.
Cette simplification concerne principalement les démarches auprès des administrations d’État, des collectivités et des organismes sociaux. Les acteurs privés continuent en revanche à demander le Kbis pour leurs propres contrôles internes, notamment les banques, les bailleurs et les plateformes de référencement fournisseurs.
Dans la pratique, le couple Kbis plus attestation Urssaf reste le socle documentaire minimal pour toute relation commerciale B2B structurée. L’attestation de régularité fiscale complète le triptyque lorsque le montant du contrat ou la nature du marché l’exige.
La distinction entre preuve d’existence (Kbis ou extrait RNE) et preuve de régularité sociale (attestation Urssaf) n’est pas un détail administratif. C’est elle qui détermine si un dossier de candidature sera accepté ou rejeté, et si le donneur d’ordre engage ou non sa responsabilité solidaire en cas de contrôle.
